GKV heeft een goedgevuld archief, dat hebben we op deze plek al vaker benoemd. Clubkrantjes, ledenlijsten, fotoalbums, aanmeldingsformulieren, bedankjes, krantenknipsels, verslagen van commissie- en ledenvergaderingen, correspondentie van de Bond, over de accommodatie... je kunt het zo gek niet bedenken. Maar...!

1. Het fysieke archief wordt niet meer aangevuld (welcome to the digital age!). De afgelopen twintig jaar zijn de clubkrantjes langzaamaan vervangen door e-mailkrantjes en later door publicaties op de website. Wedstrijdprogramma's en verslagen worden alleen nog in digitale vorm verspreid en ledenlijsten behoren tot een verleden waarin de privacywaakhonden nog lagen te slapen in hun hokken. Foto's verschijnen op de website, op Instagram en Facebook, maar worden zelden nog afgedrukt. De archiefkasten met ordners verzamelen stof.
2. Het fysieke archief is kwetsbaar. De elementen teisteren alle documenten, waarvan sommige dateren van bijna honderd jaar geleden... en uiteraard zijn ze ook niet ongevoelig voor calamiteiten waarover ik niet eens wil nadenken.

Dus...!

Het archief moet worden gedigitaliseerd. En dat gebeurt ook. Enkele jaren geleden staken oud-praeses Steven, GK(cory)V(ee) Guus en oude clubkrantjesmaker Peter de koppen bij elkaar om daar werk van te maken. De archiefstukken werden gesorteerd en uitgedund. Een scanner werd aangeschaft, een laptop geregeld en belangstellenden geronseld die het leuk vinden om in hun vrije tijd af en toe eens een uurtje (of meer) door oude spullen te neuzen en die tussendoor ook te scannen. Alle gescande krantjes en andere juweeltjes worden al doende direct toevertrouwd aan de cloud. Op die manier kunnen we ze makkelijk weer zichtbaar maken voor iedereen. Win-win, dus... ons verleden wordt veiliggesteld en bovendien kunnen alle leden er kennis van nemen.!

Het afgelopen jaar hebben eerst Niki en Tom zich een aantal maanden over een stapel ordners ontfermd... daarna heeft Nelleke Rouw dit gedaan. Alle drie wil ik nogmaals ontzettend hartelijk bedanken voor hun inzet, de vereniging mag heel blij zijn met jullie! Resultaat: twee laden van archiefkasten vol papier zijn gedigitaliseerd. Het aantal 'scanhandjes' is echter beperkt en ik wil de scanner/laptop en een nieuwe stapel mappen ook het komende jaar nog een paar keer bij enthousiaste vrijwilligers kunnen bezorgen. Alleen dan lukt het om het hele archief vóór ons honderdjarig bestaan volledig te hebben gedigitaliseerd.

Is het leuk werk? Vraag het aan de scanners die al aan de beurt zijn geweest! Het is eenvoudig werk en je komt allerlei prachtige dingen tegen uit vervlogen tijden.

Is het resultaat de moeite waard? Me dunkt! Op deze plek kun je al een voorproefje zien (ook te vinden via de website, menu-optie Vereniging, vervolgens Historie en dan Archief). Alle gescande documenten moet ik één voor één hernoemen en op een definitieve plek in het digitale archief plaatsen. Nu staan er nog maar een stuk of tien die je daadwerkelijk kunt openen, maar intussen zijn er al honderden documenten gescand die ik de komende periode aan dit setje zal toevoegen. En wat leuk is... je kunt binnen de gescande clubkrantjes ook op tekst zoeken. De techniek staat voor niets!

Ben je of ken je iemand die het heden wil gebruiken om het verleden van onze club mee te nemen naar de toekomst... meld je dan aan via redactie@gkvdenhaag.nl .